Make it Flow.
Automate the Rest.
FlowPhase.ai — dein Partner für KI-Automatisierung und KI-Agenten.
Workflows, die funktionieren. In jeder Phase.
KI-Tools & Communities, die wir lieben
Deine Wettbewerber arbeiten nicht härter.
Aber sie nutzen die Vorteile von KI.
Der Unterschied ist selten mehr Aufwand. Es ist ein System, das die Routine übernimmt — während dein Team sich auf das konzentriert, was zählt.
- ✕Routinearbeit bindet Ressourcen
Erfassen, nachhaken, Status pflegen, Berichte tippen — Stunden, die am Monatsende niemand sieht.
- ✕Anfragen bleiben liegen
Bis intern sortiert und zurückgerufen wird, hat sich der Interessent oft längst anders entschieden.
- ✕Jeder Wachstumsschub kostet Nerven
Mehr Kunden und Kanäle bedeuten mehr Handarbeit — das System wächst nicht mit.
- ✓Kopf frei fürs Wesentliche
Die Fleißarbeit läuft im Hintergrund — ihr kümmert euch um Strategie, Beziehungen und Abschlüsse.
- ✓Schnelle Prozesse, bessere Ergebnisse
Jede Anfrage durchläuft denselben sauberen Prozess — ohne Wartezeit, ohne Tagesform.
- ✓Skalieren ohne neue Stellen
Mehr Volumen beim selben Team — die Last trägt das System, nicht eure Leute.
Unsere Lösungen für jede Branche
Wähl deine Branche – und sieh, wo KI bei euch konkret ansetzt.
Vom kleinen Unternehmen bis zum Mittelstand.
Anfrage-Management
Jede Anfrage aus Telefon, WhatsApp, Web und Mail sofort erfasst und qualifiziert.
Termin- & Routenplanung
Buchungen, Erinnerungen und Disposition – ohne ständiges Hin und Her.
Angebots-Entwürfe
Aus der Anfrage automatisch ein Angebotsentwurf – ihr gebt nur frei.
Bewertungen einsammeln
Nach jedem Auftrag automatisch um eine Google-Bewertung bitten.
WhatsApp-Erstkontakt & Rückruf
Erstkontakt über WhatsApp aufnehmen und Rückrufe automatisch einplanen.
Rechnungen & Zahlungserinnerungen
Rechnungen erstellen und freundlich an offene Zahlungen erinnern.
Onboarding neuer Mitarbeiter
Wissen aus Köpfen in ein System – neue Leute schneller startklar.
Meeting‑Zusammenfassungen & Follow-ups
Notizen, To-dos und Follow-ups automatisch nach jedem Termin.
Support-Chatbot
Beantwortet Fragen zu Bestellung, Versand und Retoure rund um die Uhr.
Retouren & Status
Bestell- und Retourenstatus automatisch beantworten und auslösen.
Produkttexte
Produktbeschreibungen und Varianten in eurem Stil auf Knopfdruck.
Nachfrage-Prognose
Verkaufsdaten auswerten, Trends erkennen, Lager besser planen.
Reviews & Reputation
Bewertungen einsammeln, auswerten und auf Rezensionen reagieren.
Empfehlungen & Up-Sell
Passende Zusatzprodukte automatisch vorschlagen – im Shop und per Mail.
Onboarding neuer Mitarbeiter
Wissen aus Köpfen in ein System – neue Leute schneller startklar.
Meeting‑Zusammenfassungen & Follow-ups
Notizen, To-dos und Follow-ups automatisch nach jedem Termin.
Meeting‑Zusammenfassungen & Follow-ups
Notizen, To-dos und Follow-ups automatisch nach jedem Termin.
Wissens-Agent
Projekte, Verträge und internes Wissen durchsuchbar – mit Quellen.
Angebote & Reports
Entwürfe für Angebote und Reports auf Knopfdruck – ihr finalisiert.
Lead-Recherche & Outreach
Passende Prospects finden, anreichern und personalisiert ansprechen.
Projekt- & Task-Status
Status, Deadlines und nächste Schritte automatisch zusammengefasst.
Zeiterfassung & Abrechnung
Erfasste Zeiten automatisch zu Abrechnungen und Reports verdichten.
Kampagnen-Reporting
Kampagnen-Kennzahlen automatisch je Kunde aufbereiten.
Onboarding neuer Mitarbeiter
Wissen aus Köpfen in ein System – neue Leute schneller startklar.
Termin- & Anfragemanagement
Terminanfragen erfassen, koordinieren und Erinnerungen versenden.
Patientenkommunikation
Bestätigungen, Erinnerungen und Rückfragen – freundlich automatisiert.
Dokumente strukturieren
Formulare, Befunde und Unterlagen automatisch auslesen und ablegen.
Wissensbasis fürs Team
Abläufe und Standards an einem durchsuchbaren Ort statt in Köpfen.
Rezept- & Rückruf-Anfragen
Wiederkehrende Anfragen bündeln, vorsortieren und vorbereiten.
Mehrsprachige Patienten-Infos
Aufklärung und Infos automatisch in der Sprache der Patienten.
Onboarding neuer Mitarbeiter
Wissen aus Köpfen in ein System – neue Leute schneller startklar.
Meeting‑Zusammenfassungen & Follow-ups
Notizen, To-dos und Follow-ups automatisch nach jedem Termin.
Reservierungen & Anfragen
Tisch- und Zimmeranfragen automatisch erfassen und bestätigen.
Gäste-Feedback
Bewertungen einsammeln und auf Rezensionen souverän reagieren.
Mehrsprachige Kommunikation
Gäste in ihrer Sprache beantworten – automatisch übersetzt.
Dienstplan-Support
Schichten und Auslastung datenbasiert planen statt aus dem Bauch.
Menü- & Angebots-Texte
Speisekarten, Angebote und Social-Posts in eurem Stil erstellen.
Lieferanten- & Bestell-Handling
Bestellungen und Lieferanten-Kommunikation automatisieren.
Onboarding neuer Mitarbeiter
Wissen aus Köpfen in ein System – neue Leute schneller startklar.
Meeting‑Zusammenfassungen & Follow-ups
Notizen, To-dos und Follow-ups automatisch nach jedem Termin.
Dokumenten-Verarbeitung
Anfragen, Zeichnungen und Specs automatisch auslesen und strukturieren.
Lieferanten- & Angebots-Scoring
Angebote und Lieferanten nach euren Kriterien automatisch bewerten.
Wissens-Agent
Handbücher, SOPs und Doku sofort durchsuchbar – mit Quellen.
Reporting-Automation
Kennzahlen aus mehreren Systemen automatisch zusammenführen.
Bestell- & Auftragsabwicklung
Bestellungen erfassen, prüfen und in eure Systeme überführen.
Qualitäts- & Reklamations-Doku
Reklamationen erfassen, einordnen und nachverfolgbar dokumentieren.
Onboarding neuer Mitarbeiter
Wissen aus Köpfen in ein System – neue Leute schneller startklar.
Meeting‑Zusammenfassungen & Follow-ups
Notizen, To-dos und Follow-ups automatisch nach jedem Termin.
Anfragen & Schadensmeldungen
Meldungen aus Telefon, Mail und Portal sofort erfassen und einordnen.
Mieter- & Eigentümer-Kommunikation
Standardanfragen und Statusupdates automatisch beantworten.
Dokumente & Verträge
Mietverträge, Abrechnungen und Protokolle automatisch auslesen.
Handwerker-Koordination
Aufträge an Dienstleister vergeben, nachhalten und dokumentieren.
Exposés & Objekttexte
Exposés und Objektbeschreibungen auf Knopfdruck erstellen.
Nebenkosten-Vorbereitung
Belege sammeln und Nebenkostenabrechnungen vorstrukturieren.
Onboarding neuer Mitarbeiter
Wissen aus Köpfen in ein System – neue Leute schneller startklar.
Meeting‑Zusammenfassungen & Follow-ups
Notizen, To-dos und Follow-ups automatisch nach jedem Termin.
Mandantenanfragen
Erstanfragen erfassen, vorqualifizieren und passend zuordnen.
Belege & Dokumente
Verträge, Belege und Akten automatisch auslesen und strukturieren.
Wissens-Agent
Urteile, Verträge und Mandantenakten durchsuchbar – mit Quellen.
Fristen & Termine
Fristen, Erinnerungen und Termine automatisch im Blick behalten.
Schriftsatz- & Vertrags-Entwürfe
Entwürfe für Schriftsätze und Verträge vorbereiten – ihr prüft.
Mandanten-Onboarding & Vollmachten
Aufnahme, Vollmachten und Stammdaten strukturiert erfassen.
Onboarding neuer Mitarbeiter
Wissen aus Köpfen in ein System – neue Leute schneller startklar.
Meeting‑Zusammenfassungen & Follow-ups
Notizen, To-dos und Follow-ups automatisch nach jedem Termin.
Interessenten & Buchung
Anfragen erfassen, beraten und Termine bzw. Kurse automatisch buchen.
Content & Kursmaterial
Kursunterlagen, Aufgaben und Texte in eurem Stil erstellen.
Teilnehmer-Kommunikation
Erinnerungen, Updates und Feedback automatisiert versenden.
Wissens-Agent für Kursinhalte
Lerninhalte durchsuchbar – Teilnehmer bekommen sofort Antworten.
Webinar- & Kurs-Aufbereitung
Aus Aufzeichnung und Transkript automatisch Material erstellen.
Lead-Nurturing für Kurse
Interessenten mit passenden Inhalten bis zur Buchung begleiten.
Onboarding neuer Mitarbeiter
Wissen aus Köpfen in ein System – neue Leute schneller startklar.
Meeting‑Zusammenfassungen & Follow-ups
Notizen, To-dos und Follow-ups automatisch nach jedem Termin.
Auftrags- & Anfrageannahme
Aufträge aus Mail, Portal und Telefon automatisch erfassen.
Sendungsstatus & Updates
Kunden automatisch über Status und voraussichtliche Ankunft informieren.
Frachtpapiere & Rechnungen
Dokumente automatisch auslesen, prüfen und richtig zuordnen.
Disposition & Routen
Touren und Auslastung datenbasiert planen und optimieren.
Reklamations- & Nachverfolgung
Reklamationen erfassen, Sendungen nachverfolgen und Kunden updaten.
Auslastungs- & Kosten-Reporting
Touren, Auslastung und Kosten automatisch auswerten.
Onboarding neuer Mitarbeiter
Wissen aus Köpfen in ein System – neue Leute schneller startklar.
Meeting‑Zusammenfassungen & Follow-ups
Notizen, To-dos und Follow-ups automatisch nach jedem Termin.
Ausgewählte Anwendungsfälle — konkret gezeigt
Vier Beispiele im Detail – von schnellen Quick Wins bis zum strategischen AI-OS.
Von der Anfrage zum bestätigten Auftrag
Jede Anfrage – ob WhatsApp, Telefon, Web oder E-Mail – wird automatisch erfasst, klassifiziert und mit Kundenhistorie angereichert. Der Angebotsentwurf liegt fertig bereit; freigegeben wird per Klick. Ein Eingang, ein Prozess – nichts geht verloren.
Euer gesamtes Wissen, schnell abrufbar, von überall
Verträge, Angebote, Protokolle, internes Wiki: Stell deine Frage in normaler Sprache und bekomm eine belegte Antwort – mit Verweis auf die Originaldokumente. Schluss mit „das weiß nur Frau Müller". Verarbeitung DSGVO-konform, auf Wunsch in eurer eigenen Umgebung.
Auf allen Kanälen sichtbar werden – ohne täglich dran zu denken
Von der Recherche über Posts in eurem Stil bis zu personalisierter Ansprache mit automatischem Nachfassen. Die Sequenzen laufen im Hintergrund weiter, während ihr im Tagesgeschäft seid – Reichweite entsteht kontinuierlich, ohne dass jemand täglich daran denken muss.
Sucht ihr Beispiele für eure Branche?
Weitere Use Cases pro BrancheSchluss mit verstreuten KI-Tools.
Wir bauen dein AI-OS.
Einzelne Tools lösen Einzelprobleme — aber sie reden nicht miteinander. Ein AI-OS verbindet Agenten, Automatisierungen, dein Wissen und deine Daten zu einem System, das auf dein Geschäft zugeschnitten ist und in jeder Phase mitwächst.
KI-Agenten
Denken mit & führen aus — von Recherche bis Kundenkontakt.
Automatisierte Workflows
Routine läuft rund um die Uhr — zuverlässig und ohne Reibung.
Wissensbasis / Second Brain
Euer Wissen vernetzt und durchsuchbar — statt in Köpfen verstreut.
Governance & Human-in-the-loop
Kontrolle, Sicherheit und Datenhoheit — der Mensch behält das Steuer.
„Wir reden nicht nur über das AI-OS — wir betreiben unser eigenes. FlowPhase läuft selbst auf einem System aus Agenten, Skills und Workflows. Was wir für dich bauen, nutzen wir täglich."
Aufbau in Phasen — unser Ablauf.
So verändert smarte KI-Automatisierung Unternehmen
KI-Automatisierung verschlankt Abläufe, steigert die Leistung und treibt Wachstum.
„KI-gestützte Workflow-Automatisierung liefert uns bessere Insights, welches OOH-Media-Potenzial wir priorisieren sollten."
— WandWert Team
Identifiziert und vermarktet Premium-OOH-Wandflächen in ganz Deutschland. FlowPhase.ai hat KI-gestützte Automatisierung für Datenerfassung, Analyse und Scoring eingeführt.
„Es begann mit einem FlowPhase.ai-Workshop. Jetzt skalieren wir Automatisierung auf das nächste Level."
— Van Aanpak Team
Treibt Innovation im Gesundheitswesen über zahlreiche Parallelprojekte voran — mit KI-Workflows, standardisierten Templates, Content-Automatisierung und automatisierten Follow-ups.
„Wir können uns wieder auf Kreativität konzentrieren — das Backend läuft einfach."
— Luki HQ Team
Koordination von Sponsoren, Künstlern und Freigaben über verstreute Tools bremste Lukis wachsende Live-Art-Events. FlowPhase.ai baute ein schlankes CRM + Onboarding (Webflow, Airtable, Make).
Unser einfacher, smarter und skalierbarer Ablauf
Wir konzipieren, entwickeln und implementieren Automatisierungen, mit denen du klüger arbeitest – nicht härter.
Smarte Analyse
Wir erfassen deinen Bedarf und identifizieren KI-Lösungen, die Workflows verschlanken und die Effizienz steigern.
KI-Entwicklung
Unser Team baut intelligente Automatisierungssysteme – zugeschnitten auf deine Geschäftsprozesse.
Nahtlose Integration
Wir integrieren KI-Lösungen reibungslos in deine bestehende Infrastruktur – mit minimaler Unterbrechung.
Kontinuierliche Optimierung
Wir verbessern die Performance, werten Insights aus und entwickeln die Automatisierung weiter.
Die wichtigsten Vorteile von KI für dein Wachstum
Wie KI-Automatisierung Effizienz steigert, Kosten senkt und Wachstum vorantreibt – mit smarteren, schnelleren Prozessen.
Mehr Produktivität
Gewinne mit KI-gestützter Analytik umsetzbare Insights für bessere Entscheidungen und Strategien.
Bessere Customer Experience
Personalisierte KI-Interaktionen verbessern Reaktionszeiten, Kundenbindung und Zufriedenheit.
24/7-Verfügbarkeit
KI-Systeme arbeiten rund um die Uhr – nahtloser Support und Ausführung ohne Ausfallzeiten.
Kostensenkung
KI-Automatisierung reduziert manuelle Arbeit, senkt Betriebskosten und optimiert den Ressourceneinsatz.
Datengetriebene Insights
Analysiere große Datenmengen, erkenne Trends und triff schnellere, präzisere Entscheidungen.
Skalierbarkeit & Wachstum
KI passt sich deinem Bedarf an – du skalierst effizient, ohne Aufwand oder Kosten zu erhöhen.
Ein konkretes KI-Projekt —
oder euer externes KI-Team.
Vom kostenlosen Quick-Check bis zum laufenden KI-Team — wählt den Einstieg, der passt. Alle beginnen mit einem Gespräch.
Kostenlose KI-Quick-Analyse
Der einfachste Einstieg: Wir schauen uns euren Betrieb & eure Website an und zeigen euch im Erstgespräch konkrete Quick Wins — wo KI bei euch sofort etwas bringt.
- ✓Blick auf Website & Betrieb (vorab)
- ✓2–3 konkrete Quick Wins
- ✓30-Min-Erstgespräch
- ✓Unverbindlich, keine Kosten
KI-Potenzial-Audit
Die fundierte Standortbestimmung: Wir analysieren eure Abläufe und liefern eine konkrete Roadmap mit allen Optimierungspotenzialen zum Start.
- ✓Umfassende Analyse eurer Prozesse & Abläufe
- ✓Strategie-Workshop mit eurem Team vor Ort
- ✓Die größten KI- & Automatisierungs-Hebel — priorisiert nach Aufwand & Nutzen
- ✓Optimierungspotenziale & Best Practices zum Mitnehmen
- ✓Audit-Report mit Roadmap & beziffertem Einsparpotenzial — bleibt bei euch
- ✓Anrechenbar auf ein Folgeprojekt
Individuelles KI- & Automations-Projekt
Für Teams mit einem konkreten Use Case. Wir konzipieren, bauen, testen und dokumentieren einen Workflow von Anfang bis Ende — einsatzbereit für euer Team.
- ✓Strategiegespräch zur Eingrenzung des Use Cases
- ✓Prozessdesign: Workflow passend zu eurem Ablauf
- ✓Co-Creation mit eurem Team — auf euren bestehenden Tools
- ✓QA, Dokumentation & Team-Handover
- ✓Einarbeitung & Schulung eures Teams
- ✓Feste Ansprechperson über das gesamte Projekt
- ✓Support nach dem Launch
KI- & Automations-Retainer
Für Teams, die kontinuierlich vorankommen wollen. Wir finden laufend Automationspotenziale, bauen Workflows und verbessern eure Systeme — Woche für Woche.
- ✓Dedizierter KI- & Automations-Spezialist
- ✓30 Std. KI- & Automationsarbeit pro Monat
- ✓Laufende Workflow-Verbesserungen & neue Ideen
- ✓Anwendungsfälle klein bis groß — priorisiert nach Wirkung
- ✓Wartung & Optimierung bestehender Workflows
- ✓Monatlicher Strategie- & Review-Call
- ✓Transparentes Monats-Reporting (Aufwand & Ergebnisse)
- ✓Kündigung jederzeit möglich
Häufige Fragen
Bleiben unsere Daten sicher?+
Ja. Datenhoheit hat Priorität: wo möglich Verarbeitung in der EU bzw. in eurer eigenen Umgebung, sensible Daten sauber getrennt vom Wiederverwendbaren — und der Mensch behält die Kontrolle (Human-in-the-loop).
Warum nicht einfach intern aufbauen?+
Könnt ihr — kostet aber Zeit, Lernkurve und bindet eure besten Leute. Wir bauen und betreiben die Systeme, damit ihr auf eurem Kerngeschäft bleibt.
Wie schnell sehen wir Ergebnisse?+
Erste Workflows laufen oft in Wochen, nicht Monaten. Wir starten bewusst mit einem klar abgegrenzten Use Case.
Was kostet das?+
Je nach Umfang als Projekt oder laufender Retainer. Der Einstieg lässt sich klein halten — konkret wird es nach einem kurzen Erstgespräch.
Müssen wir unsere Tools wechseln?+
Nein. Wir bauen auf eurer bestehenden Infrastruktur auf (z. B. Microsoft 365), statt sie zu ersetzen.
Ersetzt KI unsere Mitarbeiter?+
Nein. Sie nimmt die Routine ab — Urteil und Entscheidung bleiben beim Menschen.
Wir sind nicht technisch — geht das trotzdem?+
Ja. Done-for-you: ihr nutzt die Ergebnisse in eurer gewohnten Umgebung, ohne selbst etwas bauen zu müssen.
Wie fangen wir an?+
Mit einem kostenlosen Erstgespräch. Wir schauen, wo KI bei euch konkret lohnt, und schlagen die nächsten Schritte vor.
Lass uns über euren ersten Use Case sprechen.
Kostenlos & unverbindlich – 30 Minuten, in denen wir schauen, wo KI bei euch konkret lohnt.